Wanneer ben jij voor het laatst bomvol energie uit een (online) sessies gekomen? Jij krijgt waarschijnlijk net als wij energie van bijeenkomsten in het werk die lekker lopen, waarin belangrijke doorbraken plaatsvinden en collega’s flow en betekenis ervaren. Het zijn de momenten waarop de ‘magic happens’. Magic of magie impliceert dat we er geen grip op hebben. Het tegendeel is waar. Je kunt leren om bijeenkomsten, overleggen, vergaderingen of trainingen te begeleiden op een manier die effectief is en energie geeft!

Begeleid jij wel eens online of offline groepsbijeenkomsten? In dit blog geven we drie tips hoe je grip krijgt op het begeleiden van inspirerende bijeenkomsten en vertellen we je meer over de opleiding die je bij ons kunt volgen om met succes bijeenkomsten te begeleiden.

Als de magie ontbreekt

Misschien herken je de volgende situaties wel: deelnemers zijn passief, het zijn altijd dezelfde die aan het woord zijn, er wordt niet goed naar elkaar geluisterd en het gesprek gaat alle kanten op. Zonder goede begeleiding van groepsbijeenkomsten maakt de ‘magic’ plaats voor vermoeidheid en frustratie. Om die situaties te voorkomen wil je als begeleider leren hoe je in invloed kunt uitoefenen op de dynamiek.

Hoe kom je bijvoorbeeld van een abstract inhoudelijke doel tot een ijzersterk programma? Hoe maak je een programma waarmee je constant invloed uitoefent op de sfeer in de groep en het gedrag van de deelnemers? Hoe ga je om met lastige situaties?

We geven je alvast drie tips:

• Benoem voor jezelf expliciet welk gedrag je wilt zien. Als je een sessie begeleid, denk je natuurlijk na over de inhoud. Je vraagt je waarschijnlijk minder vaak expliciet af welke gedrag je wilt oproepen. Terwijl je daar vast en zeker een duidelijk beeld van hebt. Je wilt bijvoorbeeld dat deelnemers actief en betrokken zijn en niet alleen maar met een kop koffie in de hand achterover leunen en luisteren. Actieve, betrokken, kritische en eerlijke deelnemers klinkt als een open deur, maar hoe krijg je dat in de praktijk voor elkaar? De truc is om het gewenste gedrag heel serieus te nemen en een treffende vorm te kiezen die dit gedrag oproept. Bijvoorbeeld door een vraag te stellen waarop iedereen plenair antwoord geeft of door deelnemers met elkaar te laten uitwisselen over een bepaald onderwerp. Maar een vorm alleen creeërt nog niet per se magie. De vorm valt of staat bij het meegeven van een prikkelende vraag: eentje die inspireert, uitdaagt tot kritisch nadenken, humor ontlokt of taboes doorbreekt. Wat is de meest prikkelende vraag die jij ooit gesteld hebt?

• Roep gedrag al in de eerste 10 minuten op. Als je eenmaal duidelijk hebt welk gedrag je bij deelnemers wilt oproepen, zorg er dan voor dat je dat al zo snel mogelijk in de bijeenkomst oproept. Wil je actief gedrag en betrokkenheid, maar zijn in het eerste kwartier van je bijeenkomst alleen Jantje en Pietje en jijzelf aan het woord? Dan zal de rest in een passieve modus raken. Kijk dan niet raar op als er halverwege de bijeenkomst weinig reactie komt op een vraag die je de groep stelt. Doe jezelf een plezier en roep in de eerste 10 minunten het gedrag op dat belangrijk is voor de rest van de meeting.

• Weet waar jij energie van krijgt. Wees je bewust van welke onderdelen van het begeleiden jij energie krijgt. Is dat van het stellen van scherpe vragen of van het inzetten van humor om de sfeer te beinvloeden of ben jij een kei in structuur aanbrengen? Als je het antwoord weet, kun je vervolgens twee vliegen in één klap slaan. Je kunt ruimte creëeren voor wat jij leuk vindt. En je kunt jezelf tegelijkertijd uitdagen op die onderdelen van het begeleiden waar jij van nature minder aandacht voor hebt. Voorbeeldje: ik krijg energie van scherpe vragen, daar begin ik mijn voorbereiding dus altijd mee. Maar ik dwing mezelf tijdens de voorbereiding ook zorgvuldig stil te staan bij de tijdsplanning. Doe ik dat niet, dan is er grote kans dat ik de tijd in ‘the heat of the moment’ helemaal vergeet.

Het begeleiden van bijeenkomsten is een kunst waar je oneinding in kunt leren. Het is bovendien een vaardigheid die steeds meer op prijs wordt gesteld in organisaties. Hoe betekenisvoller bijeenkomsten zijn, hoe meer werkplezier en hoe beter de resultaten van de organisatie. Steeds meer organisaties investeren daarom in deze vaardigheid door medewerkers de kans te geven om hierop getraind te worden. En daarmee besparen ze direct op externe inhuur. Wil jij excelleren in het begeleiden van bijeenkomsten? Lees dan nu verder om erachter te komen hoe de tweedaagse opleiding eruit ziet.

Hoe ziet de opleiding eruit?

We leggen je uit wat jij tijdens de opleidingsdagen en tijdens de tussentijdse e-coachingmomenten precies leert.

DAG 1: EEN KRACHTIGE AANPAK VOOR BEVLOGEN BIJEENKOMSTEN

Je leert…

• Hoe je een inhoudelijk agendapunt vruchtbaar kunt maken met behulp van scherpe vragen en simpele activerende vormen.
• Hoe je patronen doorbreekt die vele bijeenkomsten tot energieslurpers maken.
• Waar je tijdens het begeleiden van een bijeenkomst in heel praktische zin op moeten letten (verbale en non verbale tips).
• Welke ingrediënten een activerend programma bevat zodat je aanwezigen op verschillende momenten tijdens een bijeenkomst kunt activeren.

Het resultaat is dat..

• Je veelvoorkomende situaties in overleggen soepel kunt begeleiden: denk aan een discussie, een brainstorm of een besluitvormingsproces.
• Je meer zelfvertrouwen voelt doordat je meer grip hebt op het gedrag van aanwezigen tijdens een bijeenkomst.
• Je een (online) setting kunt creëeren waarin je met de aanwezigen succesvol aan het doel van de bijeenkomst kunt werken.

DAG 2: OMGAAN MET LASTIGE SITUATIES

Je leert…

• Wat je voorafgaand aan een bijeenkomst kunt doen om lastige situaties voor te zijn.
• Welke opties je in het heetst van strijd – tijdens een lastige situatie – hebt. In een veilige setting oefenen we met allerlei situaties waarin je de grip dreigt te verliezen.
• Wat jouw valkuilen zijn op het moment dat het tijdens een bijeenkomst ‘spannend’ wordt.
• Dat momenten van weerstand heel veel informatie geven over wat er echt speelt en hoe je die informatie krachtig kunt gebruiken.

Het resultaat is dat…

• De spannende kanten van het werken met groepen je er niet meer van weerhouden om op de werkvloer een rol te spelen in het begeleiden van bijeenkomsten.
• Je nog meer kunt betekenen voor jouw organisatie, omdat er juist op de lastige momenten tijdens bijeenkomsten behoefte is aan iemand die daar mee om weet te gaan.

TUSSENTIJDSE E-COACHING VOOR TOEPASSING IN DE PRAKTIJK

Bij de opleiding horen twee individuele e-coachingsmomenten van 45 minuten waarin we een concrete bijeenkomst in jouw werkpraktijk voorbereiden zodat je precies weet wat je kunt doen om de bijeenkomst tot een succes te maken. We geloven dat positieve ervaringen in jouw werkpraktijk het effect van de trainingsdagen verankert. In de periode tussen dag 1 en dag 2 krijg je uitdagende opdrachten mee die tijdens de individuele e-coaching aan bod komen en ervoor zorgen dat je zoveel mogelijk uit de tweede dag van de opleiding haalt.

De dagen bestaan uit uitleg, voorbeelden en inspiratie, maar kenmerken zich vooral door de tijd die we nemen voor oefenen en feedback. Want oefening baart kunst!

Het is ook mogelijk om de opleiding online in te richten. We organiseren dan vier halve dagen in plaats van twee hele dagen.

Het resultaat Na het volgen van de opleiding sta je met meer zelfvertrouwen voor een groep (of voor het scherm ;) ) en ben je in staat om te sturen op de effectiviteit van een bijeenkomst. Klinkt dat je als muziek in de oren, meld je dan direct aan, zodat jij die persoon bent die de ‘magic’ in de organisatie brengt!

Praktische informatie De opleidingsdagen vinden plaats aanvraag. Kosten bedragen 975 euro per persoon. Wil je een incompany organiseren? Vraag dan een offerte op maat aan.

Voor meer informatie of aanmelden? Stuur een mailtje aan [email protected]